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Todo sobre: Reglamento Interno de Trabajo en Colombia

Conoce todo sobre el reglamento interno de trabajo en Colombia, así como qué es, quiénes están obligados a tenerlo, por qué es importante contar con él, cuál es el contenido mínimo qué debe tener, cómo se debe publicar, si se deben o no contemplar causales de suspensión y/o multas en él, si es posible o no incluir cláusulas que regulen el aumento o disminución del salario, cuáles cláusulas no tienen efectos legales, si se necesitan o no cláusulas especiales con el teletrabajo, si se puede o no sancionar o despedir por alguna causa que no se encuentre en él, cada cuánto se debe renovar, si se puede o no demandar por no estar de acuerdo con él, si debe o no incluir medidas para evitar y mitigar el acoso laboral, y unas recomendaciones finales muy valiosas sobre el tema.

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¿Qué es un reglamento interno de trabajo en Colombia?

Se define, como el conjunto de normas que determinan y establecen las condiciones a que deben acogerse y sujetarse el empleador, y sus trabajadores durante la prestación y ejecución del contrato laboral.

También tiene como objetivo, determinar y dirigir la convivencia y la disciplina en la empresa. También es una fuente del derecho y por consiguiente forma parte del contrato de trabajo.

¿Quiénes están obligados a tener un reglamento interno de trabajo?

Está obligado a tenerlo, todo empleador que:

  • Ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.
  • Para las empresas mixtas, la obligación de tenerlo, existe cuando el empleador ocupe más de diez (10) trabajadores permanentes.

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¿Por qué es importante contar con reglamento interno de trabajo en Colombia?

Es importante, ya que como se indicó en el numeral 1. este documento, es un conjunto de normas, cuyo objetivo es lograr el orden, la seguridad, estabilidad y solidaridad en las relaciones de trabajo, así como la definición del proceso disciplinario, la escala de sanciones y la forma de imponerlas por parte del empleador, el orden jerárquico de la empresa.

De esta forma, este documento, se convierte en la norma que prevé el cumplimiento de las exigencias legales que deben regir las relaciones laborales entre empleador y trabajadores.

¿Cuál es contenido mínimo del Reglamento Interno de Trabajo?

  1. Indicación del patrono y del establecimiento o lugares de trabajo comprendidos por el reglamento.
  2. Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.
  3. Trabajadores accidentales o transitorios.
  4. Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que inicia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada.
  5. Horas extras y trabajo nocturno; su autorización, reconocimiento y pago.
  6. Días de descanso legalmente obligatorio, horas o días de descanso convencional o adicional, vacaciones remuneradas, permisos, especialmente lo relativo a desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica.
  7. Salario mínimo legal o convencional.
  8. Lugar, día, hora de pagos y período que los regula.
  9. Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los servicios médicos que el patrono suministre.
  10. Prescripciones de orden y seguridad.
  11. Indicaciones para evitar que se realicen los riesgos profesionales e instrucciones, para prestar los primeros auxilios en caso de accidente.
  12. Orden jerárquico de los representantes del patrono, jefes de sección, capataces y vigilantes.
  13. Especificaciones de las labores que no deben ejecutar las mujeres y los menores de 18 años.  
  14. Normas especiales que se deben guardar en las diversas clases labores, de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores, con miras a conseguir la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.
  15. Obligaciones y prohibiciones especiales para el patrono y los trabajadores.
  16. Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas.
  17. La persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del personal y tramitación de éstos, expresando que el trabajador o los trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.
  18. Prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias, si existieren.
  19. Los mecanismos de prevención del acoso laboral y procedimiento interno de solución.
  20. Descansos por maternidad y paternidad.
  21. Disposiciones sobre el teletrabajo.
  22. Justas causas de la terminación del contrato laboral.
  23. Publicación y vigencia.

¿Cómo se debe publicar el reglamento interno de trabajo?

El empleador debe publicarlo mediante la fijación de dos (2) copias en caracteres legibles, en dos (2) sitios distintos.

Si hubiere varios lugares de trabajo separados, la fijación debe hacerse

en cada uno de ellos.

Así mismo, este documento hace parte del contrato laboral, al momento de suscribirse el contrato laboral, se debe entregar una copia del Reglamento al trabajador.

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¿Se deben contemplar causales de suspensión y/o multas en los reglamentos de trabajo?

Si, se deben contemplar estas causales, ya que precisamente, uno de los objetivos del de este documento, es la de fijar o establecer, los parámetros bajo los cuáles, se llevará a cabo el Proceso Disciplinario conforme a la Escala de Faltas, Sanciones Disciplinarias, y el Procedimiento para la Comprobación de las faltas.

De ahí, que el Reglamento, define con claridad: cuales son las causales, que se consideran faltas, cual es la graduación de la falta, es decir, si es leve o grave.

Así mismo, cuáles son las clases de sanciones que por regla general están determinadas en: Amonestación, Multa y, Suspensión por falta leve y por falta grave.

Las multas legalmente permitidas son las que establece el Código Sustantivo de Trabajo en el artículo 113:

“Las multas que se prevean, sólo puede causarse por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente; no puede exceder de la quinta (5a) parte del salario de un (1) día, y su importe se consigna en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento.

2. El patrono puede descontar las multas del valor de los salarios.

3. La imposición de una multa no impide que el patrono prescinda del pago del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar.”

Sin embargo, como se esta tocando el tema del Reglamento Interno de Trabajo, es necesario aclarar, que reglamentariamente, el patrono, de acuerdo a las necesidades y al objeto social de la empresa, puede imponer otro tipo de multas, siempre que no vulneren derechos mínimos de los trabajadores o en su defecto prescindir de las multas y directamente establecer la sanción por la inasistencia del trabajador al horario de trabajo.

Así, por ejemplo, una empresa de Servicio de Transporte Público, sufrirá un perjuicio en la prestación de su servicio, por el atraso, o por la inasistencia injustificada del conductor, a su horario de trabajo, en este caso, el patrono puede directamente dejar establecido que no opera la multa sino directamente, la sanción de suspensión al trabajador.

Respecto de las sanciones consisten en:

  • Amonestación, por falta leve, la cual verbal o escrita.
  • Multa, por retraso o inasistencia injustificada al horario de trabajo.
  • Suspensión; que consiste en la suspensión a la actividad desarrollada por el trabajador, y que se tasa, por falta leve y primera vez, no será inferior a 1 día, ni superior a 8 días.
  • Y por reincidencia en la falta grave, no será inferior a 8 días ni superior a 2 meses.

¿Es posible incluir cláusulas que regulen el aumento o disminución del salario?

No, no se puede incluir este tipo de cláusulas, ya que, es el patrono el único que tiene la facultad para elaborar el Reglamento Interno de Trabajo, e incluir en él según su voluntad, sin que los trabajadores tengan derecho a participar en la elaboración de su contenido.

En tanto, las disposiciones relacionadas con el salario, obedecen a lo pactado por las partes de la relación laboral (patrono-trabajador), teniendo en cuenta que, el contrato laboral, es consensual, es decir, para su perfeccionamiento debe existir acuerdo entre las partes, de ahí, que cualquier aumento o disminución en el salario debe, ser acordada por las partes.

¿Qué clausulas en los reglamentos de trabajo no tienen efectos legales?

Las Cláusulas Ineficaces, no producen ningún efecto jurídico, por cuanto, son todas aquellas que desmejoran las condiciones del trabajador en relación con lo establecido en las leyes, contratos individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbitrales.

Por ejemplo:

  • Será cláusula ineficaz que se establezca que la jornada ordinaria diaria laboral es de 10 horas, cuando la ley la tiene establecida en 8 horas diarias.
  • Será cláusula ineficaz que se establezca que todo trabajo que se preste después de las 10 de la noche, no se considera trabajo nocturno y por consiguiente el trabajador no tendrá, derecho al pago del recargo nocturno.

¿Si en la empresa se utiliza el teletrabajo deben haber cláusulas especiales?

Si, debe la empresa o empleador que sea usuaria de la modalidad de teletrabajo, incorporar un capítulo especial sobre el teletrabajo.

Así, por ejemplo, se debe dejar establecido en el capítulo de Teletrabajo de manera especial:

  • Las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos, y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo, y si es posible, de espacio.
  • Los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal.
  • Las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y el procedimiento de la entrega por parte del teletrabajador al momento de finalizar la modalidad de teletrabajo.
  • Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el teletrabajador. Las obligaciones y responsabilidades especiales de la empresa.

¿Se puede sancionar o despedir por alguna causa si no esta en el reglamento interno?

No, el patrono no puede imponer a sus trabajadores sanciones no previstas en el reglamento interno de trabajo.

En cuanto a las causales de despido, se aclara que, en el reglamento interno de trabajo, solamente podrán, figurar, las causas legales de despido, establecidas en el código sustantivo de trabajo, sin que pueda el patrono fijar causales distintas a las legalmente permitidas.

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¿Cada cuanto debo renovar el reglamento interno de trabajo?

Cada que se cumpla el término de vigencia establecido en el mismo reglamento interno de trabajo y cada que sea necesario modificarlo, para insertarle disposiciones legales expedidas por el gobierno nacional.

¿Se puede demandar u objetar un reglamento interno de trabajo si no se está de acuerdo?

No, por cuanto es el patrono el único que tiene la facultad para elaborar el Reglamento Interno de Trabajo, e incluir en él según su voluntad, sin que los trabajadores tengan derecho a participar en la elaboración de su contenido.

Sin embargo, si el reglamento interno de trabajo, tiene clausulas ineficaces, se podrá objetar o demandar.

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¿El reglamento de trabajo debe incluir medidas para evitar o mitigar el acoso laboral?

Si, todos los reglamentos internos de trabajo, por disposición de la ley 1010 de 2006, debe incluir todas las disposiciones sobre el acoso laboral. El patrono que incumple con esta obligación se verá incurso en las sanciones administrativas por parte del Ministerio del Trabajo. Te aconsejamos revisar el siguiente artículo, 19 Tips LegalesAcoso Laboral o Mobbing en Colombia

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Conclusiones y recomendaciones finales.

El reglamento interno de trabajo, es una disposición legal particular e importante, que brinda a los patronos, mecanismos idóneos, para el buen funcionamiento de las relaciones laborales con sus trabajadores.

Es aconsejable, entonces, que las empresas, al momento de la elaboración de este documento, cuenten con la asesoría de un profesional del derecho, con el fin de que cumpla, con los requisitos exigidos por la ley, que las cláusulas que, en él, se establecen, no contraríen, las disposiciones normativas legales, y las garantías mínimas en favor de los trabajadores, y a su vez, esté acorde con las necesidades y el objeto social de la empresa.

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