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Todo sobre: Procesos Disciplinarios -14 Tips Legales

Como empresa tienes empleados que han incurrido en una falta o siendo empleado has realizado una falta al reglamento interno entre otros. Descubre en el presente artículo qué es un proceso disciplinario laboral en Colombia, qué se considera una falta, las etapas del proceso, cuándo prescribe, qué irregularidades pueden afectar el proceso, cuáles multas y sanciones son legales, si un memorando o llamado de atención es o no suficiente para poner una multa o una sanción, si los delitos penales como robo son o no susceptibles a este tipo de procesos, qué se podría hacer si un empleado no está de acuerdo con la decisión tomada, si hay o no diferencias con los trabajadores públicos; qué debe incluir el acta de descargos, qué pasaría si el trabajador no se presenta a los descargos, y unas conclusiones y recomendaciones finales muy útiles para este tipo de procesos.

 En resumen descubre las dudas más frecuentes sobre los procesos disciplinarios en las empresas en Colombia. 

Si tienes preguntas adicionales sobre el tema, te invitamos a que nos dejes un comentario y con gusto nuestro equipo te ayudará. De otro lado, si eres abogado y quieres prestar tus servicios en la plataforma legal líder en Colombia, te dejamos el link.

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¿Qué es un proceso disciplinario laboral en Colombia?

Es el conjunto de acciones que debe llevar a cabo el empleador, cuando, presume de que el trabajador ha incurrido en una de las circunstancias que están determinadas como faltas y prohibiciones, en la ley laboral, o en el reglamento interno de trabajo, o la convención colectiva de trabajo.

De comprobarse que el trabajador cometió la falta, el proceso disciplinario termina con la imposición de una sanción disciplinaria en contra del trabajador.

El proceso disciplinario tiene origen en la potestad disciplinaria, que tiene el empleador para sancionar a un trabajador.

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¿Qué es considerada una falta disciplinaria?

La falta disciplinaria es aquella norma que le indica al trabajador, cuales son las conductas que tiene prohibido ejecutar, es decir, cuales son las acciones que no puede realizar en la ejecución de su contrato laboral y la actividad para la cual fue contratado.

¿Cuáles son las etapas de un proceso disciplinario?

  • La comunicación formal al trabajador, en la que se le indica la iniciación del proceso disciplinario. En la misma comunicación el empleador, le debe indicar, al trabajador de manera clara y precisa, cual es la falta que le esta imputando (es decir, que falta cometió).
  • El traslado de las pruebas: es decir, el empleador indicar- mostrar, poner de presente al trabajador, las pruebas que tiene en su contra y con las cuales pretende probarle la falta, e indicarle la fecha y hora de la diligencia de descargos.
  • Diligencia de Descargos: que es la oportunidad con que cuenta el acusado pueda formular sus descargos, controvertir las pruebas en su contra y allegar las que considere necesarias para sustentar su defensa.
  • Pronunciamiento del empleador: en cual sebe estar debidamente motivado y congruente (es decir, fundamentado, explicado conforme a las pruebas), en el cual se le comunica al trabajador la decisión de imponer la sanción disciplinaria o archivar las diligencias.
  • Doble instancia: Cuando la decisión del empleador, es la imponer la sanción disciplinaria al trabajador, le debe indicar al trabajador, los recursos con los que cuenta, y ante que superior jerárquico, los puede interponer en busca de la revocatoria de la sanción disciplinaria.

¿Qué debe incluir el acta de descargos en un proceso disciplinario?

  • Los datos de identificación del trabajador, así, como el cargo que desempeña en la empresa.
  • Las razones, o motivos por los cuales el trabajador fue citado a rendir sus descargos, indicándole la falta cometida y la fecha en que fue cometida la misma.
  • La relación de las pruebas que se tienen, por parte del empleador y trabajador, y la relación de las pruebas que solicita el trabajador.
  • El nombre de los testigos que intervienen en contra o a favor del empleador.
  • La presencia de los representantes sindicales si a ello hay lugar.
  • Las preguntas que formula el empleador, y las respuestas exactas con las que se defiende el trabajador.
  • La firma del trabajador y los demás asistentes.

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¿Qué pasa si un trabajador no se presenta a los descargos?

Estableció la Corte Constitucional en la sentencia T-107 de 2011

Si el trabajador no se presenta a rendir los descargos sin excusa en la fecha en la cual fue citado, se entenderá que da por aceptada su responsabilidad, y en consecuencia la empresa podrá proceder a tomar la decisión que sea del caso. No obstante, si el trabajador presenta excusa justificada según el procedimiento que tenga establecido la empresa para tal efecto, podrá ser convocada para una nueva fecha.” 

¿Cuándo prescriben los procesos disciplinarios?

En el caso, de los trabajadores del sector privado, los procesos disciplinarios prescriben en el término que las partes hayan pactado en el reglamento de trabajo o en la convención colectiva (si existe), es decir, si las partes empleador-trabajador, pactaron que la investigación se inicia dentro de los seis (6) siguientes, a partir del momento en que el empleador tuvo conocimiento de la falta y que después de la diligencia de descargos, la decisión del empleador se comunicará en el término de (6) días, y el empleador no cumple dichos términos, se entiende que ya el proceso disciplinario esta prescrito y el trabajador no ha tenido ninguna responsabilidad en la ocurrencia de la conducta prohibida.

A falta de la estipulación de este término (es decir, a falta de reglamento o convención colectiva), la Honorable Corte Constitucional, tiene establecido que en el proceso disciplinario, debe primar el Principio de Inmediatez, es decir, debe ocurrir en un plazo razonable y oportuno, y valorarse cada caso en concreto y con la inmediatez debida, porque no actuar dentro de un término razonable, es caer en negligencia o desidia , por parte de quien tiene la potestad disciplinaria, de imponer o excluir de responsabilidad al trabajador, generando un grado de inseguridad jurídica en las relaciones laborales.

De esta manera, si el empleador, inicia la investigación disciplinaria, o llama a un trabajador a rendir sus descargos, un mes o dos meses después de haber cometido la falta, está violando el principio de inmediatez, comunicarle la decisión de sanción disciplinaria al trabajador un mes o dos meses, después, de la diligencia de descargos, es violar el principio de inmediatez y legalidad de la sanción. 

En cuanto a los trabajadores del sector público, tiene establecido el Código Disciplinario Único, que el plazo de prescripción, para el proceso disciplinario es de cinco (5) años desde el día de la consumación de las faltas disciplinarias, cuando ellas son instantáneas, o desde la realización del último acto, cuando son de carácter permanente o continuado.

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¿Qué irregularidades pueden afectar el debido proceso en un proceso disciplinario laboral?

  • No indicarle al trabajador las pruebas que se tienen en su contra.
  • No darle al trabajador la oportunidad de ejercer el derecho a la defensa, (aportar o solicitar las pruebas con las que demuestre su inocencia en la ocurrencia de la falta). Porque se está violando la presunción de inocencia y el derecho a la defensa.
  • No cumplir el empleador con los términos pactados para iniciar la investigación y para comunicar al trabajador la decisión de sancionar o archivar, porque implica que las relaciones de trabajador no gozan de seguridad jurídica.
  • Y la irregularidad más grave que se puede cometer, es que el empleador impute o sancione al trabajador por una prohibición que no está determinada, como falta en el reglamento de trabajo, en la convención colectiva o en la ley. Porque implica la violación al debido proceso, que su vez lleva inmerso el respeto por los siguientes principios: el de la presunción de inocencia y el de in dubio pro operario (es decir la duda se resuelve a favor del trabajador); los derechos de contradicción y de controversia de las pruebas; el principio de imparcialidad; y el principio constitucional que indica que toda persona puede ser juzgada de acuerdo a las leyes existentes.

Ejemplo, un trabajador es llamado a descargos, por bajar injustificadamente el ritmo de trabajo. Una vez llega a rendir sus descargos, el empleador le informa que no tiene derecho a presentar pruebas en su favor y a pesar de que el trabajador insiste en que tiene pruebas con las que puede demostrar que si está cumpliendo con su, deber, el empleador, se niega a recibir y a valorar las pruebas del trabajador implicado.

Finalmente, el empleador paso 30 días desde la fecha de la diligencia de descargos, decide imponerle una sanción de suspensión laboral de 8 días, procediendo igualmente a descontarle de su salario los 8 días de suspensión.

En este caso se presentan varias irregularidades que afectaron el debido proceso del trabajador así:

  • Se le violó el derecho a la defensa por cuanto no se le permitió aportar pruebas en su defensa.
  • El empleador, no cumplió con el principio de Inmediatez, y tomo la decisión de imponer la sanción 30 días después de la diligencia de descargos.
  • Impuso una sanción disciplinaria y descontó de su salario 8 días de salario con violación al debido proceso, lo que hace que la sanción sea ilegal.

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¿Hay diferencias en los procesos disciplinarios contra trabajadores públicos?

En la legislación colombiana el proceso disciplinario esta basado en el en el acatamiento y cumplimiento del derecho Constitucional denominado Debido Proceso, que se encuentra consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política de Colombia, y que a su vez se compone de los siguientes principios:

(i) el principio de legalidad de la falta y de la sanción disciplinaria; (ii) el principio de publicidad; (iii) el derecho de defensa y especialmente el derecho de contradicción y de controversia de la prueba; (iv) el principio de la doble instancia; (v) la presunción de inocencia; (vi) el principio de imparcialidad; (vii) el principio de non bis in idem (prohibición de que una persona sea juzgada dos veces por el mismo hecho) ; (viii) el principio de cosa juzgada; y (ix) la prohibición de la reformatio in pejus (prohibición de agravar la sanción)

Con base en debido proceso, la potestad disciplinaria solamente encuentra diferencia en la ley que la rige o se aplica y las autoridades que tienen la potestad de imponer la sanción.

Así, por ejemplo, cuando se trata de funcionarios Públicos, el proceso disciplinario lo regula el Código único Disciplinario establecido en la ley 734 de 2002, la Procuraduría General de la Nación inicia la investigación e impone la sanción, y las etapas del proceso disciplinario son las siguientes:

Artículo 152: cuando con fundamento en una queja, en la información recibida o en la indagación preliminar, se identifique al posible autor o autores de una falta disciplinaria, el funcionario debe iniciar la correspondiente investigación. El objetivo de esa diligencia, de acuerdo con lo establecido en el artículo 153, es verificar la ocurrencia de la conducta, si esta es constitutiva de la falta, esclarecer los motivos, las circunstancias de tiempo, modo y lugar, el perjuicio causado a la administración y la responsabilidad del investigado.

El funcionario que adelante la investigación disciplinaria deberá adoptar la decisión de cargos si se reúnen los requisitos para ello o el archivo de las diligencias, según sea el caso (art. 156).  Luego de la formulación del pliego de cargos, la cual se hará cuando esté objetivamente demostrada la falta y exista prueba que comprometa la responsabilidad del investigado (art. 162), el expediente quedará a disposición de los sujetos procesales, (investigado, el defensor el ministerio público), quienes podrán aportar y solicitar pruebas, y del investigado o su defensor, quienes podrán presentar sus descargos (art. 166). Culminado el término probatorio y el traslado para alegatos de conclusión, el funcionario deberá proferir un fallo motivado en el cual se encuentren debidamente sustentadas las razones de la sanción o de la absolución (art. 170).

En los casos de los militares, el proceso disciplinario se rige por la ley 1862 de 2017 y aplica para: los oficiales, suboficiales, soldados e infantes de marina de las Fuerzas Militares que hayan cometido la conducta en servicio activo. La potestad disciplinaria corresponde al Presidente de la República, Ministro de Defensa Nacional y a las Fuerzas Militares, sin perjuicio del poder disciplinario preferente de la Procuraduría General de la Nación. La investigación la inicia el ministerio de defensa en prelación con los órdenes de cada mando.

En el caso de los docentes el régimen disciplinario es el establecido en el Código Único disciplinario, reglamentado en la ley 734 de 2002, la investigación la debe iniciar el rector de la institución, quien debe conjuntamente remitir los datos e informe a la oficina de control interno disciplinario de la secretaría de Educación a la cual se encuentre adscrita la institución, y quien tiene la potestad de imponer la sanción, sin perjuicio de la intervención de la Procuraduría General de la Nación.

¿Qué puede hacer un empleado si no está de acuerdo con la decisión tomada en el proceso disciplinario?

En primer lugar, acudir a la segunda instancia, ante el superior jerárquico de quien impuso la sanción, si no existe el superior jerárquico debe acudir a la jurisdicción (juez) que sea competente para instaurar la demanda y allí demostrar que la sanción ha sido injusta o ilegal, en los casos en que se haya impuesto con violación al debido proceso.

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¿Qué tipo de multas son legales si se determina culpable al trabajador?

El empleador puede imponer multas según las reglas del artículo 113 del código sustantivo del trabajo:

  1. Las multas que se prevean: sólo puede causarse por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente; no puede exceder de la quinta (5) parte del salario de un (1) día, y su importe se consigna en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento.
  2. El empleador puede descontar las multas del valor de los salarios.
  3. La imposición de una multa no impide que el patrono prescinda del pago del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar.

Ejemplo, un trabajador devenga un salario mínimo y presenta un retraso o ausencia en su horario laboral de trabajo de 4 horas en un día, luego, entonces el empleador podrá descontar como multa por este atraso injustificado el valor de 5.852, mas el valor de $14.630 correspondiente al valor de las 4 horas dejadas de laboral en la jornada diaria.

Es de advertir, que este tipo de multa se refiere a la legal, establecida en el art. 113 al que se esta haciendo referencia, sin embargo, el empleador y sus trabajadores pueden establecer otros tipos de multa en el reglamento interno de trabajo y la convención colectiva de trabajo.

¿Qué tipo de sanciones son legales si se determina culpable al trabajador?

  • Sanciones de tipo disciplinario; como la amonestación, el llamado de atención.
  • Sanción disciplinaria consistente en la suspensión del Trabajo: consagrada en el articulo 112 del Código Sustantivo del Trabajo y que establece:

“Cuando la sanción consista en suspensión del trabajo, ésta no puede exceder de ocho (8) días por la primera vez, ni de dos (2) meses en caso de reincidencia de cualquier grado.”

  • Sanción disciplinaria consistente en multa: que es, la sanción ya explicada en la respuesta número 10.

¿Un memorando o llamado de atención es suficiente para interponer una sanción o multa?

Si, el memorando o llamado de atención es suficiente para interponer la sanción disciplinaria. En el caso de las multas igualmente, hay que hacerle llegar la comunicación al trabajador, en la que se le indique la falta debidamente probada, por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente, para igualmente proceder al descuento del salario y la multa.

¿Los delitos penales como robo son susceptibles a procesos disciplinarios?

Si, es necesario iniciar el proceso disciplinario, de hecho es lo más aconsejable, con el único objetivo de brindarle el derecho a la defensa y ante todo, que el proceso disciplinario, sea la oportunidad para lograr que el trabajador confiese (reconozca), haber cometido la falta, y se comprometa a devolver el valor de sustraído, por supuesto que igualmente el empleador, deberá ser bastante cuidadoso y lo suficientemente ágil, para probarle al trabajador la conducta de hurto, y poder terminar el contrato con justa causa.

No es aconsejable, despedir al trabajador por simple sospecha, ya que esto puede terminar siendo contraproducente para el empleador, teniendo en cuenta, que el empleador está en la obligación de probar la falta, por la cual está acusando al trabajador.

En el caso de los hurtos, la recolección de las pruebas, se debe hacer a través de un debido control interno, y todos los mecanismos de control que maneje la empresa y que le permita demostrarle al trabajador que efectivamente cometió la falta e incurrió en hurto.

Una vez, el empleador tiene la certeza de haberle probado al trabajador la conducta, puede hacer uso de la justa causa, para dar por terminado el contrato con el trabajador, y en la carta de despido deberá indicarle cual fue la prohibición o causal en la que incurrió, en este caso, el hurto.

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Conclusiones y recomendaciones finales

El proceso disciplinario esta basado en la facultad que tiene el empleador de imponer las sanciones permitidas a sus empleados, siempre que estos infrinjan las normas y los deberes contractuales adquiridos. De ahí, que el empleador, debe ejercer adecuadamente su potestad disciplinaria y velar por la protección de los derechos y las garantías procesales a sus trabajadores, pero en especial garantizar los derechos a la defensa y el debido proceso que son derechos protegidos por la Constitución Política de Colombia en favor de todas las personas sin distinción alguna.

El adecuado proceso disciplinario, siempre debe guardar un equilibrio entre la falta cometida y la sanción impuesta, así como también, deberá guardar relación entre las sanciones permitidas por la ley y las que las partes de manera conciliada han acordado, en el reglamento interno de trabajo o la convención colectiva de trabajo, ya que esta prohibido expresamente por la ley la imposición de sanciones que no guardan relación con el principio de legalidad.

De ahí, la importancia de que el empleador esté debidamente asesorado, con el fin, de que la potestad disciplinaria, la ejerza sin incurrir en la violación los derechos de los trabajadores y dentro del marco de la legalidad.

Igualmente, también es importante, que el trabajador, cuente con la debida asesoría, para que el proceso disciplinario, y las garantías procesales a que tiene derecho sean garantizadas por el empleador.

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